Record Management, gestión de registros

Definición de gestión de registros

La gestión de registros consiste en el control y el mantenimiento de la documentación impresa y digital de la actividad empresarial, también conocida como registros. Desde el punto de vista archivístico se conocen como: documentos de archivo. Esto incluye la creación, la normalización, la identificación, el almacenamiento, la recuperación y la disposición de dichos registros (preservación o eliminación).

¿Por qué es importante la gestión de registros?

La gestión adecuada de registros es importante porque proporciona a la organización control y poder sobre su información, al tiempo que facilita una mejor planificación estratégica para el negocio. Debemos estar claros que no se trata de “almacenar” documentos fríos o “en desuso”, sino que una correcta gestión de registros ofrece a las empresas desde orden, transparencia hasta la capacidad de generar nuevas formas de conocimiento y productos, basado en su aprovechamiento. Materia un poco disminuida e incluso olvidada por las empresas.

Todo esto debe hacerse de acuerdo con el cumplimiento normativo para reducir los riesgos, los costos y otras responsabilidades del manejo de datos confidenciales.

¿Cuáles son los diferentes tipos de gestión de registros?

Existen dos categorías de gestión de registros:

• Documentos físicos tradicionales en papel u otros medios físicos:  los registros en papel suelen ser gestionados por una empresa de gestión de registros externa o se guardan en las instalaciones en un archivo de oficina. Las organizaciones más pequeñas a veces almacenan documentos impresos en espacios de oficina, pero a medida que crecen, también lo hace la cantidad de registros que necesitan rastrear, lo que eventualmente conduce a documentos extraviados, procesos lentos y confusión. En pleno siglo XXI seguimos teniendo mucha generación de papel y en ocasiones es necesario, pero es momento de preguntarse, antes de imprimir un documento, si ese es el formato más eficiente del estado de ese documento, para generarle valor a la Empresa.

• Archivos electrónicos: Los archivos electrónicos son información digital que puede crearse, almacenarse, modificarse, archivarse y distribuirse mediante un sistema digital. Esto incluye documentos de texto, imágenes digitales, archivos de audio, correos electrónicos, mensajes SMS, bases de datos y otros formatos electrónicos. Los registros electrónicos están protegidos mediante regulaciones específicas. Esto significa que los datos sensibles y confidenciales deben conservarse, mantenerse y destruirse de conformidad con estas regulaciones. En la actual economía digital, no es extraño que plataformas de mensajería, más allá del tradicional email, se hayan convertido en pasarelas de trabajo de las Empresas. Hay que considerar ese nuevo orden de cosas y cuestionar la gestión de registros en ellas. Pero eso es materia de otro análisis.

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Cómo funciona un software de gestión de registros

Un software de gestión de registros electrónicos utiliza reglas predefinidas para automatizar completamente la gestión de registros desde la declaración del registro hasta la disposición final.

La solución automáticamente:

• Identifica y declara los documentos como registros o documentos de archivo.
• Gestiona su ciclo de vida según los elementos de normalización determinados.
• Garantiza la accesibilidad, disponibilidad y disposición final.

Los 5 beneficios de una buena gestión de registros

Los procesos de gestión de registros aportan mejoras fundamentales en la forma en que se maneja la información empresarial crucial día a día. Entre los principales beneficios se incluyen:

1. Mayor control sobre los ciclos de vida de los registros

La gestión eficiente de registros controla todos los ciclos de vida de sus archivos, desde el momento en que se crean hasta su disposición final.

El sistema debe emitir alguna notificación cuando ya no es necesario almacenar los documentos en el sistema y deben eliminarse de forma adecuada de acuerdo con las normas. Otro escenario es que debido a las tablas de retención o tablas de plazo se dispone de una lógica de administración posterior en otras sedes de almacenamiento. Esto reduce la probabilidad de desorden de los documentos y, en consecuencia, reduce el riesgo de que las organizaciones sufran violaciones de datos que surgen del almacenamiento, archivo y depósito inadecuados de los registros.

2. Recuperación y distribución de archivos más rápida

Los sistemas de gestión de registros modernos cuentan con procesos de flujo de trabajo automatizados que permiten un acceso más rápido y sencillo a información empresarial crucial. Alcanzar un objetivo empresarial deja de ser una tarea frustrante y complicada, y los empleados pueden centrarse con confianza en tareas de mayor valor que permiten alcanzar los hitos empresariales con mayor precisión.

Por ejemplo, un funcionario de recursos humanos no tiene que recordar cuánto tiempo debe conservar un formulario determinado, después de que un empleado deja la organización y, en cambio, puede centrarse en encontrar y retener talento. Los administradores de registros pueden centrarse en el proceso general y mantener la visibilidad de los registros y la retención en toda la empresa, en lugar de administrar registros o empleados individuales.

3. Mejor cumplimiento normativo

Un software de gestión de registros minimiza las responsabilidades que surgen de la eliminación inadecuada de documentos. Por ejemplo, no presentar registros actualizados durante las auditorías puede dar lugar a multas o sanciones.

Las organizaciones deben contar con un software de gestión de registros sólido para asegurarse de cumplir con todos los estándares aplicables, ya que el cumplimiento de los registros es más estricto que nunca. Los sistemas de gestión de registros logran esto controlando quién puede acceder, editar o eliminar información, preservando así la integridad de los documentos en cada etapa de su ciclo de vida.

4. Menores costos y máximo retorno de la inversión

La gestión de registros en papel requiere una cantidad significativa de tiempo y dinero, especialmente si se tiene en cuenta que las organizaciones deben encontrar espacio de almacenamiento, imprimir y archivar todos los documentos físicos. En nuestras estadísticas determinamos que la gestión de un documento en papel llega a costar hasta $4 cada uno. En una Institución del Estado contabilizamos hasta 340 bodegas de almacenamiento de papel, sin control y sin condiciones aptas para su almacenamiento, contando casos de pérdidas irreparables de documentos, además de los cientos de metros cuadrados de espacio físico solo para guardar documentos.

Con la gestión de registros electrónicos, las organizaciones conservan solo la información que es importante, útil o necesaria. Esto reduce los costos de almacenamiento, aumenta la productividad del equipo y les ahorra a las empresas la molestia de tener que buscar archivos o reemplazar los que se perdieron. Adicionalmente envía un mensaje a la organización de que están insertos en un mundo digital, promoviendo el mindset digital de sus colaboradores. A la luz de usuarios o clientes externos ofrece una imagen que mejora la reputación digital de la Empresa. Al fin y al cabo la gestión eficiente interna, en este caso de registros, debe ser una fuente de mejora en la calidad de los servicios para los usuarios y clientes.

5. Conservación más clara del conocimiento

En el núcleo de toda organización ágil se encuentran sus registros y datos, que desempeñan un papel crucial en la planificación y la toma de decisiones futuras.

Una ubicación central para los registros permite tomar decisiones informadas más rápidamente, ya que las empresas tienen mayor transparencia durante el ciclo de vida del documento.

En el caso de Costa Rica para empresas del Estado y las reguladas de esa manera, cuentan con herramientas oficiales que velan por el correcto almacenamiento de los documentos, sean estos físicos o digitales. En el caso de las Empresas privadas, sus modelos de gobernanza y transparencia los obligan a tener condiciones óptimas de almacenamiento de aquellos registros indispensables para una correcta ejecución de sus actividades y reducción del riesgo general de sus negocios.

Ventajas de la automatización: cómo la gestión de registros puede pasar al siguiente nivel

En el clima empresarial actual, no es posible lograr una buena gestión de registros sin tecnología, en particular, sin la gestión automatizada de registros, con software creado para ese propósito.  

La automatización del proceso de gestión de registros permite a las organizaciones: 

• Simplificar la gestión completa de registros desde la creación hasta la disposición final.
• Gestionar correctamente los registros físicos y digitales desde una única plataforma.
• Mejorar la coherencia y la precisión en tareas de alto nivel, como declaraciones, aprobaciones, retenciones, retención y eliminación. 
• Asegurarse de que los registros se dispongan finalmente según lo establecido. 
• Mantener la accesibilidad instantánea y la prueba de integridad. 
• Ayudar a cumplir con las normas y regulaciones específica, así como con los requisitos de retención de registros de la organización. 
• Ahorrar espacio de almacenamiento y gastos de procesamiento mediante la destrucción automática de registros cuando corresponda.
•  Minimizar el trabajo manual para que los empleados puedan dedicar más tiempo a actividades comerciales útiles. 
•  Generar certificados de destrucción para cadena de custodia.
•  Mejore las interacciones de los empleados y/o clientes con información actualizada.
• Ejecutar con sencillez los eventos de transparencia y rendición de cuentas a entes de supervisión, asociados o cualquier stakeholder.
• En un aliado para la transformación digital de las empresas y la promoción de un mindset digital a lo interno.
• Es un disparador ideal para más y mejores, productos/servicios digitales para los clientes.

No cabe duda de que las empresas siempre han necesitado gestionar adecuadamente sus registros y ahora más que siempre, cuando las exigencias del entorno demandan mejores formas de gestionar su información. Si esto se realiza con sistemas (software) especializados para su gestión, cuantos más beneficios podrán obtener.

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